Một trường hợp khác là công ty cổ phần quốc tế LCC, chuyên phân phối, bán lẻ mỹ phẩm. Ban lãnh đạo của LCC gồm nhiều người am hiểu về công nghệ nên ngay từ khi thành lập cách đây 8 năm, công ty đã sử dụng rất nhiều phần mềm nghiệp vụ để trợ giúp hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, khi hoạt động của công ty mở rộng, lượng hàng hóa phải quản lý ngày một lớn, những giải pháp nhỏ mà công ty đang dùng bộc lộ một số điểm yếu. Thứ nhất, cơ sở dữ liệu sau khi sử dụng một thời gian xảy ra hiện tượng “tràn” dữ liệu (đầy bộ nhớ, xử lý chậm). Thứ hai là khó khăn trong việc liên kết các dữ liệu tại các chuỗi siêu thị ở những vị trí địa lý xa nhau (rất khó quản lý, gây hao phí nhân lực). Thứ ba, trong quản lý về mặt kế toán, LCC phải mất rất nhiều thời gian tập trung, phân tích dữ liệu từ những phần mềm khác rồi đưa vào phần mềm kế toán, khiến tính chính xác khó bảo đảm và thời gian kéo dài triền miên. Thứ tư là khó khăn trong quản lý cả về kinh doanh cũng như hiệu quả làm việc của hệ thống nhân sự. “Vì vậy, công ty đã tìm đến giải pháp ERP với tiêu chí: khắc phục những bất cập hiện tại, giảm thời gian làm việc, giúp quản lý chặt chẽ mọi vấn đề liên quan đến công việc”, ông Nguyễn Đăng Khoa, phó tổng giám đốc LCC cho biết.

Câu chuyện của Đăng Khoa và LCC cho thấy, đặc thù của ngành phân phối, bán lẻ là quản lý nhiều loại hàng hóa khác nhau, nhiều cửa hàng, nhiều nghiệp vụ (kế hoạch nhập hàng, xuất hàng, giao hàng, thu chi tài chính, đổi – trả lại sản phẩm…), nên nhu cầu ứng dụng ERP là rất bức thiết. Hơn nữa, từ năm 2010, khi Việt Nam hội nhập hoàn toàn vào WTO, rất nhiều tập đoàn bán lẻ sẽ đến Việt Nam. Khi đó, cạnh tranh càng gay gắt nên việc ứng dụng ERP để tăng sức cạnh tranh là cần thiết. Trên thế giới đã có rất nhiều tập đoàn bán lẻ đa quốc gia và một số đã có mặt ở Việt Nam như Metro, Media Mart, Bourbon (Big C). Tất nhiên họ đều đã sử dụng ERP để quản lý.

Đặc thù của ERP cho ngành phân phối, bán lẻ

Theo ông Vũ Thế Cương, phó giám đốc tư vấn giải pháp, công ty Gimasys, điểm khác biệt lớn nhất của ERP cho ngành bán lẻ là sự kết hợp giữa Front Office (F.O - xử lý các nghiệp vụ tại các điểm bán lẻ) và Back Office (B.O - hỗ trợ hoạt động trung tâm như mua sắm tập trung, bán buôn, lập kế hoạch hàng tồn kho, phân phối hàng hóa cho các điểm bán lẻ…). Vì vậy, ngoài hệ thống B.O hoạt động giống như một giải pháp ERP thông thường thì còn đặt ra yêu cầu kết nối với F.O. Sự kết nối này giúp F.O có thể tự động đặt yêu cầu bổ sung hàng hóa, bán sỉ và B.O có thể quản lý mã hàng, chính sách giá, khuyến mãi, lập kế hoạch bổ sung hàng cho từng địa điểm bán lẻ. Chẳng hạn, khi ở các điểm bán lẻ có yêu cầu bổ sung hàng, nhân viên chỉ cần nhập dữ liệu vào F.O, hệ thống sẽ tự động chuyển yêu cầu này đến B.O. Nhân viên phụ trách ở phần B.O sẽ thực hiện kế hoạch giao hàng theo đúng yêu cầu.

Ngoài ra, đặc thù kinh doanh của ngành phân phối, bán lẻ là không ngừng mở rộng: thêm cửa hàng, thêm sản phẩm. Do đó, ERP cho ngành này cũng phải có tính linh hoạt, có khả năng mở rộng, để đáp ứng các hoạt động đa dạng. Chẳng hạn, một doanh nghiệp (DN) đang bán đồ gia dụng, nay muốn mở rộng sang lĩnh vực viễn thông hay may mặc thì giải pháp ERP phải có thêm các mô-đun để quản lý những loại hàng hóa, dịch vụ mới với những đặc điểm riêng. Hay một DN có chuỗi siêu thị muốn mở thêm hoạt động chế biến và phân phối thực phẩm, giải pháp ERP phải tích hợp được thêm mô–đun sản xuất…

Một điểm tưởng như không liên quan nhưng lại có quan hệ rất chặt chẽ với ngành bán lẻ, là việc quản lý bất động sản. Các DN trong ngành này thường phải quản lý rất nhiều cửa hàng, siêu thị, có cửa hàng do họ sở hữu, có cửa hàng thuê với diện tích vừa đủ, lại có cửa hàng chỉ sử dụng một phần rồi cho thuê lại. Những vấn đề này rất cần một mô-đun quản lý riêng.

Tích hợp B.O và F.O

Nhìn chung, số DN phân phối, bán lẻ đã sử dụng ERP ở Việt Nam còn ít. Theo ông Cương, do số DN có chuỗi cửa hàng còn ít, chỉ một số DN lớn như Saigon Coopmart đã ứng dụng ERP tổng thể với cả B.O và F.O.

Việc ứng dụng ERP hay không và vào khi nào tùy thuộc tham vọng của DN muốn vươn rộng chuỗi cửa hàng của mình tới mức độ nào. Tuy nhiên, một khi đã triển khai ERP, DN cần cân nhắc một số yếu tố. Theo nhận định của ông Cương, phần lớn DN trong giai đoạn đầu phát triển thường dùng những phần mềm khác nhau nên không đồng bộ. Khi DN phát triển đến mức cần áp dụng ERP thì họ thường gặp phải hai vấn đề chính là con người (đội ngũ nhân sự để vận hành hệ thống mới) và chi phí (thường rất tốn kém, lên đến hàng tỷ đồng). Vì hai lý do trên, ứng dụng ERP trong phần lớn DN phân phối bán lẻ chưa chú ý đến việc tích hợp giữa B.O và F.O. Ngay cả các nhà cung cấp giải pháp ERP trong nước cũng không đề cập đến vấn đề này. Một số DN chuyên cung cấp các giải pháp về B.O, còn một số lại chỉ chú trọng F.O. Vì vậy, DN phân phối, bán lẻ khi triển khai ERP nên tìm hiểu khả năng tích hợp _giữa hai phần này, nhất là khi B.O và F.O của hai nhà cung cấp khác nhau. Các nhà cung cấp giải pháp ERP lớn như Oracle, SAP đều có giải pháp trọn gói cho cả B.O và F.O nhưng chi phí rất đắt. Theo kinh nghiệm của các DN như Metro (tại Việt Nam) thì chọn B.O của SAP, F.O của một nhà cung cấp khác để tiết kiệm chi phí.